Adjoint(e) exécutif(e), développement et stratégie

Job Description

(English follows)

Depuis 1969, la Fondation de l’Hôpital général juif constitue une source essentielle de soutien pour l’HGJ dans le but d’améliorer les soins extraordinaires offerts aux patients, d’appuyer la recherche scientifique et de transformer la prestation des soins de santé grâce à l’innovation. Nous établissons des partenariats avec d’éminents membres de la communauté pour mener à bien diverses initiatives de collecte de fonds dans le but d’atteindre ces objectifs ambitieux.

Nous sommes une équipe de professionnels dynamiques et une organisation déterminée à vous outiller pour entreprendre un rôle majeur au sein de cet écosystème essentiel. Ensemble, nous continuons à rendre possibles des découvertes médicales impressionnantes et à faire avancer l’Hôpital général juif pour le bien de la population du Québec et au-delà. Joignez-vous à nous!

L’OCCASION D’EMPLOI

L'adjoint(e) exécutif, développement et stratégie, fournira un soutien administratif à deux piliers de la Fondation : le développement (75 %), dont les capacités de collecte de fonds font avancer notre mission, et la stratégie et la gouvernance (25 %), qui établit bon nombre des structures, des processus et des cadres qui guident notre travail et soutiennent l'impact à long terme de la Fondation.

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

Développement (75 %)

• Fournir un soutien proactif en matière de gestion des dons aux agents de développement (AD), notamment en assurant le suivi des actions, en envoyant des lettres et des reçus aux donateurs et en remplissant les documents relatifs aux engagements de dons.
• Gérer et hiérarchiser les agendas des AD, notamment en planifiant, organisant et convoquant de manière proactive les réunions, en veillant à la préparation des ordres du jour et des procès-verbaux, et en assurant le suivi des actions à mener.
• Rédiger, réviser et mettre en forme divers courriers nécessaires à la reconnaissance appropriée des dons.
• Saisir et extraire des informations de la base de données Raiser's Edge.
• Soutenir et contribuer au déploiement de nouveaux processus liés à la gestion des dons.
• Préparer les accords de don, les propositions et les documents internes justificatifs relatifs aux dons importants.
• Gérer les registres des dons entrants et s'assurer que toutes les informations pertinentes sont correctes afin de garantir le traitement rapide des dons.
• Assister aux événements liés aux donateurs, tels que les réunions en personne, les visites d'hôpitaux, les événements de reconnaissance, etc.
• Assurer occasionnellement l'accueil et enregistrer les dons reçus par téléphone.

Stratégie et gouvernance (25 %)

• Fournir un soutien administratif et logistique au programme de développement du leadership (LDP), y compris la coordination de la logistique des sessions.
• Produire des requêtes et des exportations de données pour soutenir l'analyse et la planification ; manipuler et formater les données à l'aide d'outils tels que des tableaux croisés dynamiques et des formules afin de créer des rapports clairs et conviviaux.
• Réviser, formater, organiser et tenir à jour la documentation, y compris les politiques et procédures, les plans stratégiques et opérationnels et les supports de présentation (par exemple, les présentations PowerPoint).
• Soutenir la conformité à la loi 25 en assurant le suivi des activités et des délais de conformité, en conservant les documents requis et en préparant les documents pour les évaluations d'impact sur la vie privée (EIVP).
• Réconcilier les transactions par carte de crédit d'entreprise

COMPÉTENCES ET EXIGENCES

• Certificat ou diplôme en administration, en collecte de fonds ou diplôme dans un domaine connexe.
• Au moins deux ans d'expérience dans un poste similaire.
• Connaissance de Microsoft Word, Excel, PowerPoint et Teams
• Capacité à prendre des initiatives et à relever des défis.
• Approche proactive envers les tâches assignées.
• Solides compétences en communication et capacité à travailler en équipe.
• Capacité à maintenir une stricte confidentialité.

RENSEIGNEMENTS IMPORTANTS

• Salaire : 50,000$ - 60,000$
• Poste régulier à temps plein (35 heures / semaine)
• Avantages compétitifs, y compris un plan de retraite collectif avec abondement de l'employeur.
• Environnement de travail hybride
• Pour en savoir plus sur les réalisations de la Fondation de l’HGJ afin d’offrir plus d’heureux lendemains aux patients, consultez notre plus récent rapport annuel.

ÉNONCÉ SUR LA DIVERSITÉ, L’ÉQUITÉ, L’INCLUSION ET L’APPARTENANCE

La Fondation de l’HGJ est fière de souscrire au principe de l’accès équitable à l’emploi et s’engage à offrir un milieu de travail inclusif permettant à tous ses employés d’atteindre leur plein potentiel. Une équipe diversifiée véritablement passionnée pour notre cause constitue la clé de notre succès, et nous croyons en l’importance d’être soi-même au travail. Nous invitons toutes les personnes qualifiées à postuler. Nous ne communiquerons toutefois qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.

------

Since 1969, the Jewish General Hospital (JGH) Foundation has been a vital source of support for the JGH – one of Quebec’s top hospitals – to enhance its extraordinary patient care, further scientific discovery, and transform healthcare delivery through innovation. We partner with inspired community members to implement a wide variety of fundraising initiatives to achieve these ambitious goals.

We are a vibrant team of professionals and an organization committed to empowering you to take on a pivotal role in this vital ecosystem. Together, we continue to enable awe-inspiring medical breakthroughs and drive the Jewish General Hospital forward, for the betterment of all Quebecers and beyond. Join us!

THE OPPORTUNITY

The Executive Assistant, Development and Strategy will provide administrative support to two pillars of the Foundation: Development (75%), whose fundraising capabilities propel our mission forward, and Strategy & Governance (25%), which establishes many of the structures, processes, and frameworks that guide our work and support the Foundation’s long-term impact.

DUTIES AND RESPONSIBILITIES

Development (75%)

• Provide proactive gift management support to Development Officers (DOs)including tracking actions, sending letters and receipts to donors, and completing gift commitment documents.
• Manage and prioritize the DO’s calendars, including proactively scheduling, organizing and convening meetings ensure the preparation of agendas and minutes, and track progress of action items.
• Write, edit and format a variety of correspondence required for the appropriate acknowledgement of donations.
• Input and extract information from the Raiser’s Edge database.
• Support and contribute to the rolling out of new processes relating to gift management.
• Prepare donation agreements, proposals, and supporting internal documents relating to major gifts.
• Manage incoming donation logs and ensure all relevant details are correct to ensure timely processing of donations.
• Assist with donor-related events, such as in-person meetings, hospital tours, recognition events, etc.
• Occasionally provide reception coverage and take donations received by telephone.

Strategy & Governance (25%)

• Provide administrative and logistical support for the Leadership Development Program (LDP), including coordination of session logistics
• Produce data queries and exports to support analysis and planning; manipulate and format data using tools such as pivot tables and formulas to create clear, user-friendly reports
• Revise, format, organize, and maintain documentation, including policies and procedures, strategic and operational plans, and presentation materials (e.g., PowerPoint decks)
• Support compliance with Law 25 by tracking compliance activities and deadlines, maintaining required documentation, and preparing materials for Privacy Impact Assessments (PIAs)
• Reconcile corporate credit card transactions and process expense reports

QUALIFICATIONS AND REQUIREMENTS

• Completion of a Certificate or Diploma in Administration, Fundraising, or in a related field.
• Minimum of two years in a similar position.
• Knowledge of Microsoft Word, Excel, PowerPoint and Teams.
• Ability to take initiative and embrace challenges.
• Proactive approach to assigned tasks.
• Strong communication skills and ability to work as part of a team.
• Above-average time management skills.
• Ability to maintain strict confidentiality.

KEY INFORMATION

• Salary range: $50,000 - $60,000
• Regular full-time position (35 hours / week)
• Competitive benefits package, including group retirement plan with employer match
• Hybrid work environment
• For more information on how the JGH Foundation is creating more tomorrows, consult our latest Annual Report.

DIVERSITY, EQUITY, INCLUSION AND BELONGING STATEMENT

The JGH Foundation is a proud equal-opportunity employer and we are committed to creating an inclusive workplace that allows all of our people to reach their full potential. A diverse team with a genuine passion for our cause is the key to our success and we believe in bringing your whole self to work. We welcome all qualified candidates to apply. However, only those applicants selected for an interview will be contacted.